Para tener una empresa en Estonia no hace falta irse a vivir allí. Es una idea sencilla, pero para llevarla a cabo hace falta un país totalmente digitalizado. Un país donde los trámites se puedan hacer desde el móvil y no haga falta pedir cita en distintas oficinas para dar cualquier paso. Estonia tiene el 99% de sus servicios públicos online y esto tiene una ventaja clara: las tareas administrativas se pueden hacer desde cualquier parte del mundo. Y si no hace falta estar allí, ¿por qué hace falta ser estonio para disfrutar de estas ventajas?

e-Residency, una genial idea dentro del mundo digital. En 2014, Taavi Kotka, ex-CIO (Chief Information Officer) de la República de Estonia, encontró la solución a uno de los problemas que tenía su país. Siendo tan pocos habitantes y estando tan lejos del centro de Europa, ¿cómo podían crecer en empresas? La respuesta fue el programa e-Residency. Consiste en permitir a cualquier persona del mundo hacerse residente digital de Estonia, con la posibilidad de acceder a sus servicios, poder crear una empresa allí y gestionarla como cualquier otro ciudadano del país.

Inicialmente se pensó en emprendedores de Latinoamérica o de Asia para que pudieran crear una empresa en un país europeo y acceder a todos los beneficios de las empresas con residencia en la Unión Europea. Sin embargo, al cabo de poco tiempo se dieron cuenta que el 70% de las personas que se apuntaron provenían de la propia Unión Europea. ¿Por qué un español, por ejemplo, querría crear una empresa en Estonia? La respuesta otra vez estaba en la facilidad de crear y gestionar una empresa allí, en comparación con la extenuante burocracia de aquí.

Si no tienes trabajadores propios, búscalos en otros país. El programa empezó siendo un nicho, pero con el paso de los años han alcanzado una fuerza notable. A mediados de 2023 cuentan con más de 103.000 e-residentes, distribuidos entre 181 países. Puede parecer un número pequeño, pero teniendo en cuenta la población activa de Estonia, que no alcanza las 650.000 personas, este programa ha permitido al país incrementar en casi un 10% su fuerza laboral.

No todos los e-residentes tienen una empresa activa en el país. Según los datos del gobierno de Estonia, aproximadamente un tercio de ellos sí la tiene. Esto es, unas 26.300 empresas han sido creadas en Estonia, pero en realidad son gestionadas por personas extranjeras.

Unos 120 españoles al mes se hacen e-residentes. En total hay 4.758 e-Residentes desde España. Personas que han decidido que era más fácil crear una empresa digital directamente desde Estonia que no tener que hacerlo en España. Lauri Haav, Director General del Programa de e-Residencia, explica a Xataka que “desde la pandemia hemos detectado un gran número de solicitudes de residentes españoles”. Un número que se ha incrementado este último año, donde se ha pasado de los 90 a los 120 españoles al mes que se apuntan al programa.

De hecho, en 2023 España es el primer país del mundo que apuesta por este programa, con datos de los últimos tres meses. Seguidos de Ucrania, Alemania, Turquía y Francia.

España sigue lejos de Rusia, Finlandia, Ucrania, Alemania y China, que respectivamente son los países donde hay más e-Residentes. Nuestro país se sitúa en el puesto nº13, pero somos el sexto país que más empresas crea a través del programa, dejando evidencias de que si un español se apunta a este programa, es por su interés en crear una empresa allí.

Crear una empresa en Estonia son unos pocos clics. En 2002 todo cambió en Estonia, con la introducción de la firma digital cualificada. Desde entonces, toda la administración está preparada para realizar procesos oficiales a través de la web. Este sistema permite que, entre otras cosas, crear una empresa sea cuestión de un par de clics. Según nos describen algunos e-residentes, es cuestión de ir al portal de registro de compañías y solicitar la licencia en el registro de actividades económicas. Un proceso totalmente online que no requiere mucho más de 10 minutos.

¿Lo puede hacer cualquiera? No tan rápido. Aquí es donde entra el programa de e-Residency. Y es que la creación de una empresa por esta vía está reservada a los ciudadanos de Estonia o a aquellos que sean e-residentes.

Cuánto se tarda en conseguir la e-residencia. Este tipo de trámites sería una locura describir aquí, pero el proceso es relativamente fácil. El primer paso es registrarse en la web de e-Residency. En unos minutos y tras dar algunos datos personales, será cuestión de esperar a que la Policía Fronteriza de Estonia acepte la solicitud.

Teóricamente tienen 30 días para contestar, pero Haav apunta que la media se encuentra en unos 20 días, con una tasa de aprobación del 85%. Habitualmente suele ser incluso superior, pero debido a la guerra de Ucrania, desde el gobierno de Estonia están revisando con más atención las distintas aplicaciones para evitar que se creen empresas en Europa que puedan ser problemáticas. En esta línea, Haav explica que desde hace unos meses han bloqueado las solicitudes provenientes de Rusia.

Si todo va bien, la persona podrá recoger su tarjeta de e-Residency en una embajada de Estonia cercana en un periodo de entre 2 y 5 semanas. Este es el único punto donde la persona debe asistir presencialmente, ya que se requiere la huella dactilar para confirmar la solicitud. Una vez se tenga el kit de e-Residency, la persona ya podrá acceder a los distintos servicios del gobierno de Estonia, entre ellos la creación de una empresa digital.

“La Embajada de Estonia en Madrid es uno de los lugares de recogida de tarjetas de identificación más concurridos del mundo”, explica Lauri. Esto es debido a que muchas personas de Latinoamérica no tenían otra más cercana, hasta que en 2021 se abrió la sucursal de Brasil.

El único requisito presencial es recoger la tarjeta física de la eResidency, en alguna de las embajadas de Estonia repartidas por el mundo.

¿Y la letra pequeña? Solicitar la e-Residency tiene un coste de 120 euros, sin tasas anuales, aunque al cabo de cinco años hay que pagar la misma cantidad para renovarlo. La tarjeta física tampoco la podremos perder, ya que la necesitaremos para hacer los trámites online. En caso de perderla, también habrá que pagar.

Para crear una empresa, además de aplicar en el registro necesitaremos una cuenta bancaria. Esta puede ser abierta totalmente online y también se puede optar por una fintech. Sin embargo, distintos e-residentes nos explican que, de todos los procesos online, este quizás es el más conflictivo si no tenemos previamente una cuenta en otro banco.

Abrir una empresa en Estonia supone un pago de 190 euros y un pago de entre 200 y 400 euros al año en mantener la dirección legal. Pero el nivel de tasas es muy bajo y el país se enorgullece de tener el primer puesto en el Índice de Competitividad Fiscal Internacional; no existiendo el impuesto de sociedades ni tasas en beneficios reinvertidos.

“Es la libertad de poder llevar tu negocio contigo”. Ignacio Nieto Carvajal, e-residente español y fundador de la empresa Companio, cuenta a Xataka su visión sobre el programa.

“Al principio dije suena demasiado bueno para ser verdad. Pero investigué sobre el tema y dije wow. Era algo serio soportado por el gobierno”, relata Carvajal, quien decidió en 2016 junto a su socio cerrar su empresa en España y abrirla en Estonia. “El cambio fue como de la noche a la mañana. No había papeleo, era todo super sencillo incluso para alguien como yo”.

Tras descubrir e-Residency, Carvajal apostó por crear una empresa de soporte en español para quienes buscaran abrir una empresa en Estonia. “Ofrecemos dirección legal en Estonia, apoyo con todo lo relacionado con negocios, shareholders, contabilidad…”.

“e-Residency está pensado para una persona cuyo negocio es digital y no quiere estar atado a una localización física. Encaja muy bien con esta tendencia de empresas con teletrabajo total”, apunta Carvajal. ¿A quién le recomendarías el programa?, le preguntamos. “Pienso en dos perfiles. Por un lado emprendedores con experiencia que ya estén cansados en España y aprecien las ventajas del sistema estonio. Por otro gente joven, a quienes les da urticaria pensar en ir a una administración y les fascina todo lo online”.

En Estonia no existe la cuota de autónomos. Carvajal nos describe cómo funciona el tema de los impuestos: “en Estonia no se pagan casi 300 euros al mes de cuota de autónomos. Se paga cuando se distribuyen dividendos, además de las tasas por tener empleados. Si tú eres español y tienes la empresa en Estonia, lo normal es que pagues impuestos allí salvo con los dividendos”. Entre España y Estonia existe un acuerdo de doble tasación. En Estonia se paga un fijo de un 20%. Si en España toca pagar, supongamos, un 23%. El 20% inicial se paga en Estonia y el 3% restante debe declararse aquí.

Ejemplos de trámites online que en España son impensables. “En España parece que vamos hacia atrás”, reflexiona Carvajal. “Cuando en Estonia están pensando cómo simplificar todavía más y que por ejemplo no necesites una dirección legal, en España están pensando cómo complicar todavía más las cuotas de autónomos”.

El e-residente español describe algunas ventajas y diferencias. “Allí todo está en estonio, ruso e inglés. Y si necesitas por ejemplo el número EOI para vender mercancías, en cinco segundos lo obtienes”. En el caso de las bajas del médico también hay diferencias: “si uno de mis empleados se pone malo, me llega un correo del médico firmado digitalmente por el médico y el empleado, con los detalles que este último haya decidido compartir. Yo solo tengo que clickar y firmar digitalmente y la baja ya está tramitada”.

Otro caso más complejo que también se resolvió en un par de clics es cuando uno de sus empleados no superó el periodo de prueba pero se llevó el portátil de la empresa. “Puse una denuncia online en un formulario y al cabo de unas semanas me llegó un correo diciendo que ya habían obtenido el portátil y podía recogerlo”.

De fondo, todo se basa en un sistema de firma digital certificada y un sistema de permisos. “Cuando se dice que es transparente es porque la información de toda la empresa es pública. Desde nombres, apellidos hasta los porcentajes de la empresa que tenemos”. Todo gira en torno a una firma digital que, en palabras de Carvajal, “preocupa muchísimo al gobierno”, pero que en su opinión “la respuesta es super rápida” en materia de seguridad y corrección de vulnerabilidades.

No es lo mismo una empresa de Brasil o Sri Lanka, que una de la Unión Europea. Cada historia es diferente, pero los distintos e-residentes coinciden en la facilidad de gestión de una empresa en Estonia, en comparación con las innumerables trabas administrativas de sus países de origen. Un ejemplo lo da Alagan Mahalingam, fundador de RootCode. En Sri Lanka disponía de unos 20 empleados, pero hacerse e-residente y abrir la empresa en Estonia le permitió acceder al mercado europeo y crecer hasta los 90 empleados.

Cuando se le pregunta sobra la importancia de e-Residency es bastante contundente: “decir que somos una empresa de Estonia en vez de Sri Lanka nos permitió hacer muchos negocios que de otra manera no habrían sido posibles”. Mahalingam explica que Sri Lanka cuenta con muy mala fama, debido a malas prácticas bancarias. En cambio tener una entidad legal en la Unión Europea fue muy bueno no solo para los negocios en Europa, también para los de Estados Unidos. “Nunca he firmado un papel. Todo es muy transparente y puedes ver los documentos necesarios online”, describe el CEO de RootCode.

Alagan Mahalingam, CEO de RootCode y original de Sri Lanka, explica cómo se hizo eResident para poder tener una empresa europea fácilmente. Imagen: Raigo Pajula.

Michele García, experta de marketing en HubSpot, explica que se hizo e-residente porque dos amigos se lo comentaron. “Brasil es un país muy burocrático”, apunta. Sin embargo, ella valora especialmente la comunidad y la marca de Estonia. “Allí no hay apoyo del gobierno, ni incubadoras que te apoyen, ni acceso a abogados ni apoyo de una comunidad activa de emprendedores. A veces se ve a los emprendedores de Brasil como personal barato. El programa e-Residency es una gran oportunidad de networking y de posicionarse como una empresa internacional”.

“Mientras el resto de países no haga nada, tenemos una gran ventaja”. Estonia fue pionera en permitir a emprendedores foráneos crear una compañía sin poner pie en territorio estonio, pero no es el único país. Georgia, Lituania, Azerbaiyán, Dubai y Portugal disponen de programas similares, pero ninguno de ellos está tan desarrollado.

Lauri Haav, director del programa e-Residency, cree que Estonia tiene varios años de ventaja sobre el resto de países. “No se trata que otros países vayan a conseguir más emprendedores. Tampoco es una cuestión de porcentajes, tasas ni tener una aplicación en concreto. Es contar con un ecosistema digital sólido. Que todo el mundo utilice nuestros servicios es el gran reto”.

Este ecosistema donde casi todos los trámites se pueden hacer online es lo que más diferencia a Estonia del resto de países. “¿De qué sirve dar una e-residencia si luego no puedes hacer ningún trámite a distancia?”, apunta Haav. Y nos da un ejemplo. “Portugal en su programa no permite conseguir a distancia una identificación de la empresa. Nuestra parte de la firma digital cualificada es la más importante”.

El propio fundador del programa e-Residency cree que el gobierno de Estonia podría acelerar su funcionamiento. La mentalidad de gran parte del gobierno de Estonia es muy parecida a la de una startup de Silicon Valley. Se busca la agilidad, se abraza lo digital y no hay muchos reparos en externalizar los servicios a empresas privadas. Un ejemplo de esta forma de pensar la tenemos en Taavi Kotka, padre fundador del programa e-Residency mientras.

“Nuestro objetivo inicial eran 10 millones de e-residentes. Pero ni en Estonia el Gobierno es suficiente rápido”, explica Kotka. ¿De dónde sale esta cifra? “Básicamente nos fijamos en la población de Suecia y dijimos que no podíamos ser menos”, comenta entre risas. El programa e-Residency se creó con la idea de que Estonia tuviera un número enorme de empresas, sin estar limitado por la baja población. Sin embargo, casi 10 años después de su puesta en marcha, las cifras están muy lejos.

“El gobierno tiene demasiado miedo al fraude. Va demasiado lento por temor a que haya quien lo utilice mal”, expone Kotka, quien pese a ser consejero del programa, ya no forma parte del gobierno. “Me gusta el programa, pero ciertos pasos todavía requieren mucho tiempo. Cambiar las huellas dactilares por el reconocimiento facial permitiría poder realizar todo el proceso a distancia, sin necesidad de perder el tiempo enviando el kit físico a las embajadas. Pero esto requeriría estudiar una nueva ley, que pase por el Parlamento, por el Gobierno, que vuelva al Parlamento..”

Atraer emprendedores digitales ya se nota en la economía del país. El coste del programa e-Residency para Estonia es muy pequeño en comparación con los beneficios. Son poco más de un equipo de 30 personas, con un presupuesto de unos 5 millones de euros anuales, pero han logrado generar, solo en tasas de empleados contratados, unos 35 millones de euros.

Lauri Haav apunta a la importancia del programa e-Residency para la economía de Estonia: “Pese a que el potencial de crecimiento es muy grande, e-Residency ya supone la tercera fuente de ingresos directos para el país, solo por detrás de la energía y los bosques estatales“.

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