Una de las características rumoreadas antes de la WWDC 2024 pero no anunciadas por Apple durante la keynote es la integración de la app Recordatorios dentro de Calendario. Siguen siendo aplicaciones independientes, pero la primera se integra en la segunda. Sí, es algo que Microsoft y Google hicieron hace tiempo.

A partir de iOS 18 y macOS 15 Sequoia podremos ver y gestionar tareas pendientes desde la app Calendario, junto a los eventos. Más allá de que este cambio solo sea para aplicaciones nativas de un solo fabricante, plantea algo interesante: cómo organizamos nuestro día a día entre tareas y citas.

Por qué es importante. Hasta ahora eran aplicaciones independientes. Si querías tener una visión completa de tu agenda, debías ir saltando de una a otra. Apple las ha integrado de una forma que parece muy correcta, permitiendo que interactúen y se sincronicen.

Más allá de la comodidad, este movimiento subraya la sutil pero crucial diferencia entre dos conceptos a menudo confundidos: tareas y citas.

Interfaz de la nueva integración en iOS 18. Imagen: Guille Lomener (Applesfera), Mockuuups Studio.

La diferencia.

• Las tareas son lo que tenemos que hacer, acciones que debemos completar. Enviar un correo, presentar la declaración de la renta, pedir cita al médico, cambiar la batería del coche… Van a Recordatorios (o cualquier app de tareas).
• Las citas son lo que ocurre en un momento determinado, los eventos a los que tenemos que acudir presencial o digitalmente. Una reunión del trabajo, la cita en el médico, un cumpleaños, un partido de fútbol… Van al calendario.

Suena obvio, pero a menudo se mezclan sin criterio. Y además tendemos a poner fechas a todas nuestras tareas “por si acaso”, o para que no se nos olviden. Pero asignar una fecha arbitraria a algo que en realidad no tiene plazo solo genera estrés. Y frustración en cuanto se nos acumula el trabajo.

No todas las tareas son urgentes ni tienen una fecha límite natural.

Cuándo fechar tareas. Solo deberíamos hacerlo en dos casos.

1. Cuando sea imprescindible hacerlo antes de un día concreto. Por ejemplo, presentar la declaración de la renta antes del 30 de junio.
2. Cuando forme parte de la planificación de un proyecto y hayamos decidido dedicar ese día a esa tarea en concreto. Por ejemplo, dedicar la tarde del jueves a redactar el primer borrador de un informe.

El resto de tareas (compras, recados, lecturas pendientes, llamadas por hacer) será mejor dejarlas en listas temáticas sin fecha, y luego dedicar un rato diario o semanal a revisarlas y avanzarlas. Saturar la agenda con falsas fechas límite es contraproducente.

No sigo el método GTD, pero es uno de sus principios y lo comparto.

Consejos para una integración así. Ya sea con el combo de apps de Apple o con cualquier aplicación de un tercero que integre recordatorios y calendario.

1. Usa el calendario para tener una “foto” de tu día, con tus citas fijas y las tareas más importantes.
2. Reserva tiempo en tu agenda para bloques de trabajo enfocados en tareas concretos. El time blocking: darles tiempos libre de agobios.
3. Asigna una hora a tus recordatorios solo cuando sea relevante. Por ejemplo, “comprar entradas para el concierto a las 20:00 h” si es la hora a la que empiezan a venderse y temes quedarte sin ellas.
4. Crea listas en Recordatorios por proyectos o áreas (Personal, Trabajo, Casa, Salud…) y revísalas diaria o semanalmente.
5. Sigue usando la app de tareas para gestionar las ídem. Calendario es para ver, no para hacer.

En perspectiva. La integración de Recordatorios en Calendario es un buen paso para ayudarnos a tener una visión más realista de nuestro tiempo, pero para sacarle partido de forma razonable necesitamos tener clara la diferencia entre tareas y citas. Y créeme: no todo el mundo la tiene.

No se trata tanto de optimizar nuestro tiempo como de darle sentido.

Imagen destacada | Guille Lomener (Applesfera), Mockuuups Studio

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