Una de las medidas de productividad más conocidas de Jeff Bezos, además de su famosa reuniones de las “dos pizzas”, es la prohibición de utilizar PowerPoint para hacer presentaciones en Amazon.

En su lugar, Bezos exigía que quien convocaba una reunión, redactara un documento con toda la información necesaria, y expusiera en él todos problemas y las decisiones que debían tomarse en ella. Tal y como el millonario reconoció en su entrevista con Lex Fridman, ese cambio implicaba un esfuerzo adicional de comunicación que requería unas ciertas habilidades de escritura a los empleados de Amazon.

El compromiso de Bezos con este sistema para compartir información a través de informes y memorandos previos a las reuniones fue tal que, según publicó Inc.com, Amazon elaboró una guía para que sus empleados mejoraran sus habilidades de escritura para comunicar mejor. Estos son algunos consejos de Jeff Bezos para transmitir tus ideas de forma clara y persuasiva.

Usa frases cortas. Usar frases de menos de 30 palabras para facilitar la lectura y la retención de la información. Las frases cortas son más fáciles de leer y entender, lo que es especialmente importante cuando escribes para una audiencia que puede no estar familiarizada con tu tema. El uso de esta estructura obliga a planificar el contenido en forma de mensajes breves y directos.

Usa datos en lugar de adjetivos. Habitualmente, los informes y comunicados se utilizan para transmitir información de un área concreta. Por lo tanto, la guía de escritura de Amazon recomienda optar por una escritura más específica y objetiva reemplazando adjetivos por datos concretos.

En lugar de usar expresiones como “un rendimiento excelente” o “una caída sobresaliente”, proporciona porcentajes o cifras concretas que respalden tus afirmaciones: “ha mejorado su rendimiento un 75%”

Evita palabras ambiguas o condicionales. El objetivo de los informes o comunicados es el de aportar informaciones y hechos, no incertezas. Por lo tanto, desde Amazon recomiendan utilizar un lenguaje concreto y claro para que el mensaje que se quiere transmitir sea más efectivo y fácil de entender. Palabras como “puede”, “podría” y “debería” introducen incertidumbre en el mensaje.

En lugar de escribir “nuestro producto podría aumentar la eficiencia”, opta por “se ha demostrado que nuestro producto aumenta la eficiencia en un 20%”.

La prueba del ‘y qué’. Para que un escrito sea considerado útil, debe proporcionar nueva información a quien lo lee, transmitiendo un propósito o mensaje claro. Antes de enviar un documento o un correo electrónico, pregúntate si el lector entenderá por qué estás escribiendo y qué acción deseas que tome. Cuando termine de leerlo no debería preguntarse “¿y qué?”, sino que debería quedarle claro cuál es el objetivo del escrito y qué se espera de quien lo lee.

Evita jerga y piensa en el lector: La jerga específica y los acrónimos pueden ser una forma de comunicación válida en grupos cerrados y especializados. Sin embargo, resultan confusos para los lectores que no están familiarizados con ese ámbito. Puede que un equipo de desarrollo use acrónimos a diario, pero si los usa en comunicados con otros departamentos o con personas externas, serán un obstáculo que puede llevar a confusiones.

Desde Amazon recomiendan utiliza un lenguaje claro y conciso, accesible para todos los lectores, independientemente de su departamento o nivel técnico. Resulta muy útil explicar de una forma sencilla el concepto de un término técnico cuando se utiliza por primera vez en el texto.

Apuesta por estructuras activas: Esta estructura pone la información más importante al principio de la frase, haciéndola clara y fácil de seguir. Stephen King culpó a la voz pasiva de arruinar “casi cualquier documento de negocios jamás escrito”, y parece que en Amazon están totalmente de acuerdo con ello.

Cambiar “la decisión debe ser tomada” por “hay que tomar una decisión” incita al lector a iniciar una acción, frente a una actitud de simple observador de las construcciones pasivas.

En Xataka | Hay un superpoder que mejora la memoria y la capacidad de aprendizaje: escribir a mano

Imagen | Pexels (lil artsy), Prime video India